เพราะการสื่อสารนั้นถือเป็นสิ่งที่สำคัญในทุกๆ กระบวนการในชีวิตของเรา ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยสื่อสารทั่วไปกับคนรอบข้าง เพื่อน ครอบครัว คนรัก หรือจะเป็นการสื่อสารเชิงพาณิชย์ในองค์กร โดยเฉพาะเวลาทำงาน การสื่อสารยิ่งสำคัญอย่างมาก เพราะถ้าขาดการสื่อสารระหว่างคนในองค์กร อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในงาน และปัญหาการสื่อสารตามมา ในขั้นเลวร้ายไปกว่านั้นงานอาจถึงขั้นงานล้มเหลว และเกิดการทะเลาะเบาะแว้งในองค์กรได้
“Communication is the key”
แต่หากเราสื่อสารอย่างถูกวิธีก็จะทำให้ธุรกิจ หรืองานนั้นประสบความสำเร็จได้ และยังถือเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี และยังทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมระหว่างคนในองค์กรอีกด้วย จากประสบการณ์โดยตรงในการจัดงานๆ หนึ่งขึ้นมา งานจะออกมาได้อย่างประสบความสำเร็จอย่างไร ก็ไม่พ้นการสื่อสารและประสานงานภายในทีมที่ดีนั้นเอง
“ทำไมงานถึงออกมาไม่ตรงคอนเซ็ปต์ ผิดบรีฟ!!”
“ทำไมถึงเกิดความผิดพลาดในการประสานงาน”
คำถามเหล่านี้มักเกิดขึ้นมาจากสื่อสารที่ผิดพลาดในการจัดงานอีเว้นท์ และส่วนใหญ่มักมาจากการสื่อสารข้อมูลไม่ครบถ้วน สื่อสารล้าช้า สื่อสารไปยังผู้รับสารที่ไม่ถูกคน หรือไม่ครบคน รวมไปถึงการไม่ตรวจสอบความเข้าใจในการสื่อสารกับผู้รับสารอีกรอบให้มั่นใจว่าเข้าใจตรงกัน
ในปัจจุบันมีงานอีเว้นท์มากมายเกิดขึ้นซึ่งมีทั้งองค์กรใหญ่ รวมไปถึงการจัดงานอีเว้นท์จากกลุ่มนักศึกษาก็มีให้เห็นกันมากขึ้น แต่การสื่อสารหรือประสานงานระหว่างฝ่ายในงานอีเว้นท์มักเป็นจุดที่ผู้จัดงานส่วนใหญ่มองข้ามความสำคัญ และส่วนใหญ่ก็จะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ดีตามมา อย่างเช่น อีเว้นท์ที่ออกมาไม่เชื่อมโยงกันหรือออกมาในคอนเซปที่ไม่ตรงกัน หากมีสปอนเซอร์ก็อาจจะทำให้ลูกค้าไม่พอใจหากทำงานไม่ตรงบรีฟ และเสียคอนแทคได้ บางทีก็ทำให้ทะเลาะกับเพื่อนร่วมงานได้อีกด้วย
และยังมีการมั่นใจในความคิดของตัวเองไม่ยอมเปิดรับความคิดเห็นของคนอื่นทำให้งานผิดพลาด เพราะต่างคนต่างมั่นใจว่าฝ่ายตัวเองทำออกมาดีแล้วแต่สุดท้ายงานออกมาไม่ตรงคอนเซปที่ลูกค้าวางไว้เพราะต่างฝ่ายไม่ติดต่อกัน
อันที่จริงแล้วมันก็มีวิธีแก้ไขปัญหานี้ที่ไม่ยาก เพียงแค่ทุกคนควรเห็นความสำคัญของคนประสานงานและการสื่อสารระหว่างทำงาน ทักษะการสื่อสารที่ดีและถูกต้องครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นคนประสานงานจึงถือเป็นหน้าที่สำคัญที่จะทำให้การสื่อสารงานประสบความสำเร็จ มีคุณสมบัติของคนประสานงานที่ดี เพราะนักประสานงานจะต้องอาศัยทักษะรอบด้าน ประสบการณ์ที่แข็งแกร่ง และสามารถมองทุกอย่างให้ทะลุปรุโปร่งเพื่อสามารถแก้ไขได้ทุกสถานการณ์ มาดูกันดีกว่าว่าทักษะที่นักประสานงานจำเป็นต้องมีจะมีอะไรบ้างกันค่ะ
มีทักษะการพูดที่ดี
คนประสานงานจำเป็นต้องติดต่อกับคนอื่นอยู่ตลอดเวลา ถ้ามีทักษะการพูดที่ดีถือว่ามีชัยไปกว่าครึ่ง และควรจะมีวิธีการพูดให้คนเข้าใจง่ายและโน้มน้าวคนให้เป็น สิ่งนี้จะทำให้คนอื่นอยากติดต่อพูดคุยด้วย ถือว่าผ่านด่านการประสานงาน แต่ในสมัยนี้บางทีอาจจะไม่ได้ใช้การพูดคุยเพื่อสื่อสารงานแล้ว เพราะเทคโนโลยีที่มากขึ้นทำให้เราสามารถติดต่อกันผ่านทางโซเชียลมีเดียได้ แต่ทักษะการพูดที่ดียังถือเป็นสิ่งสำคัญที่คนประสานงานควรมี
รู้จักการจัดระเบียบต่างๆ
มีกระบวนการทำงานที่ดี นอกจากการพูดแล้วคนประสานงานยังต้องคอยจัดประชุม จัดสัมมนา ประสานงานให้ทุกคนเข้าร่วมประชุม และมอบเอกสารที่สำคัญครบถ้วน
รู้หลักจิตวิทยาในการเข้าหาคน
การทำงานในด้านนี้จะต้องพบปะคนอยู่มาก คนประสานงานจึงต้องรู้จักการเข้าหาคนที่แตกต่างกัน และมีวิธีการพูดคุยเพื่อไม่ให้เกิดความกระทบกระทั่ง รู้ว่าคนไหนควรพูดคุยยังไง เพื่อสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาว และทำให้งานราบรื่น
แสวงหาความรู้ใหม่ๆ
และอัพเดทอยู่ตลอดเวลา
เพราะสิ่งต่างๆ เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาไม่ว่าจะเป็นการทำงาน หรือคน เราต้องคอยเปิดรับสิ่งใหม่ๆ และเรียนรู้สิ่งใหม่ตลอดเวลา อย่างเช่น เทคโนโลยีที่เกิดใหม่มากมายที่สามารถเข้ามาช่วยให้ประสานงานได้ง่ายขึ้น เช่น Line, Facebook Messenger, Email/Gmail, Google Drive และอื่นๆ อีกมากมาย
ใครในทีมที่สมควรจะรับรู้ข้อมูลที่สำคัญ
อาจจะไม่ใช่ทุกคน ทุกคนในแต่ละสายงานไม่จำเป็นที่จะต้องรับรู้ข้อมูลทั้งหมด แต่จะต้องมั่นใจด้วยว่าคนที่รับข้อมูลสามารถเข้าใจกับสิ่งเหล่านั้นทั้งหมดและสื่อสารให้ลูกทีมเข้าใจอีกที
นอกเหนือจากคุณสมบัติของผู้ประสานงานที่ดี คนในทีมก็ควรที่จะคอยอัพเดท และเปิดรับข้อมูลใหม่ๆ อยู่เสมอ และถ้ามีข้อสงสัยก็ควรรีบถามหรือปรึกษา เพราะถ้าปล่อยให้เลยเถิดจะทำให้งานพังได้ ไม่ควรมีอีโก้หรือความมั่นใจในการทำงานของตัวเองเกินไป ควรเปิดรับคำแนะนำและความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานด้วย และยังมีเครื่องมือที่สามารถช่วยให้การสื่อสารระหว่างทำงานราบรื่นและเข้าถึงทีมงานทุกคนได้อย่างเช่น Google Drive และ Google Calendar ที่สามารถแชร์ข้อมูล และวันเวลานัดหมายให้ทั้งทีมได้รู้ตรงกัน หรือจะเป็น Coda ที่เป็นเว็บไซต์สำหรับทีมให้เขียนและแชร์ข้อมูลและนัดมีตติ้งต่างๆ เช่นกัน
ถ้าทุกคนในทีมมีความต้องการเดียวกันที่จะทำให้งานประสบความสําเร็จก็จะสามารถทำให้งานออกมาไม่ผิดพลาด และเกิดปัญหา และทำให้งานเสร็จเป็นไปตามระยะเวลาที่กําหนด ทุกฝ่ายก็จำเป็นจะต้องร่วมมือกันอัพเดทงานอยู่ตลอด อาจจะใช้ตัวช่วยอย่างเว็บ หรือแอพพลิแคชั่นออนไลน์เพื่อติดต่อและนัดหมายงานทั้งหมด ก็จะออกมาอย่างมีความเข้ากัน ตรงตีม เหมาะสม และไม่ผิดพลาดอย่างที่เคยๆ เห็นกันค่ะ
เรื่องโดย: ชนิภรณ์ ทรัพย์มี
ฝากติดตามข่าวสารงานอีเว้นท์กับ Zipevent ในช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ
Line: @Zipevent (อย่าลืมเติม @ ข้างหน้าด้วยนะคะ)
หรือจิ้มไปที่ลิงก์นี้ได้เลย @Zipevent
Instagram: @Zipevent
Website: www.zipeventapp.com
Twitter: @Zipevent
Facebook: @Zipevent
