ในการจัดเตรียมงานอีเว้นท์ สิ่งที่ท้าทายและยากที่สุดสิ่งหนึ่งก็คือ Location หรือ สถานที่จัดงาน เพราะการเลือกสถานที่จัดงานอีเว้นท์ถือว่าเป็นปัจจัยหลักของงานอีเว้นท์ ถ้าสถานที่จัดงานไม่เวิร์คก็อาจจะทำให้ผลตอบรับแย่ไปเลย เพราะฉะนั้นการเลือกสถานที่จัดงานถือว่าสำคัญมาก เพียงแค่ความผิดพลาดเล็กน้อยก็สามารถทำให้เกิดปัญหาที่ใหญ่มากๆ ได้ เลือกสถานที่จัดงานอีเว้นท์
การเดินทาง : Transportation
คงไม่มีใครที่อยากเข้าร่วมงานอีเว้นท์ด้วยการเดินทางสุดแสนจะลำบาก ถ้างานอีเว้นท์จัดในสถานที่ที่มีการเดินทางที่ซับซ้อนและยุ่งยาก ผู้เข้าร่วมก็คงไม่อยากเดินทางไป เพราะฉะนั้นควรเลือกสถานที่จัดงานที่สามารถเดินทางได้ด้วยรถยนต์ส่วนตัว รถตู้ หรือ รถไฟฟ้า ยิ่งสะดวกมากเท่าไหร่คนก็ยิ่งอยากเข้าร่วมมากเท่านั้น อย่างตัวอย่างการที่หลายๆ งานต้องย้ายไปจัดที่เมืองทอง ส่งผลให้ผู้ไปเข้าชมงานลดลงอย่างมาก
กลุ่มเป้าหมาย : Target audience
กลุ่มเป้าหมายของเราคือใคร ? คำถามนี้ช่วยได้เยอะในการเลือกสถานที่จัดงานอีเว้นท์ เพราะแต่ละกลุ่มเป้าหมายมีความต้องการที่แตกต่างกัน ถ้างานอีเว้นท์เหมาะกับกลุ่มวัยรุ่น สถานที่จัดงานก็ควรจะเป็นในตัวเมืองที่มีรถไฟฟ้าสามารถไปถึงได้ แต่ถ้ากลุ่มคนโตขึ้นมาหน่อยก็อาจจะเป็นในตัวอาคารหรือห้องประชุมที่แสดงถึงความเป็นทางการมากขึ้น
ราคา : Pricing
ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกสถานที่ ต้องย้อนกลับมาดูงบประมาณที่ตั้งไว้ก่อนว่าเรามีงบแค่ไหนในการที่จะใช้กับสถานที่จัดงาน พยายามมองหาราคาที่เหมาะสมกับสิ่งที่เราต้องการ ลองเจรจาต่อรองกับผู้ให้เช่าดูว่าสามารถลดหย่อนตรงไหนได้หรือไม่ ตรวจสอบรายละเอียดให้ดีว่ามีค่าใช้จ่ายส่วนไหนบ้าง ถ้ารอบคอบกับการใช้จ่ายตรงนี้ก็จะประหยัดเงินไปได้พอสมควรเลยทีเดียว
การบริการ : Service
นอกจากจะได้สถานที่ที่ต้องการแล้ว การบริการรอบๆ ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่พ่วงมาด้วย ตรวจสอบให้ดีว่ามีสตาฟหรือคนดูแลในระหว่างการจัดงานหรือเปล่า เราควรมั่นใจว่าผู้เข้าร่วมงานได้รับการบริการที่เต็มที่กลับไป ยกตัวอย่างเช่น ถ้ามีที่จอดรถให้ก็ควรจะมีคนดูแล ณ ส่วนนั้น เพื่อไม่ให้เกิดความวุ่นวาย หรือถ้าสถานที่มีการจัดหลายส่วนก็ควรจะมีคนคอยให้ความช่วยเหลือเรื่องในตำแหน่งนั้นๆ
ความปลอดภัย : Security
การการันตีให้ผู้เข้าร่วมงานมั่นใจว่าสถานที่จัดงานนั้นปลอดภัยหายห่วงก็เป็นสิ่งหนึ่งที่ควรทำ ผู้เข้าร่วมงานคงไม่อยากพบเจอกับแขกที่ไม่ได้รับเชิญเข้ามาในงานหรือต้องคอยกังวลตลอดเวลา การเข้าร่วมงานก็จะไม่สนุกและไม่เต็มที่ เพราะฉะนั้นการดูแลรักษาความปลอดภัยในสถานที่จัดงานก็สำคัญมากเช่นกัน ก่อนเลือกสถานที่ควรจะตรวจสอบให้ดีก่อนว่ามีคนคอยดูแลไหม พื้นที่ตรงนี้มีระบบการรักษาความปลอดภัยมากน้อยแค่ไหน จะว่าไปแล้ว สิ่งนี้เป็นสิ่งที่สำคัญไม่ใช่น้อย เป็นสิ่งที่สร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้จัดงาน อีกด้วย
อ้างอิง :
www.eventplanningblueprint.com/7-point-checklist-to-choosing-your-event-venue/
www.leoisaac.com/evt/top086.htm
