เช็กลิสต์ข้อควรรู้! ที่ผู้จัดควรเตรียมให้พร้อมก่อน จัด Virtual Event
บทความนี้ Zipevent ตั้งใจบอกต่อเหล่าผู้จัดหลายๆ ท่าน ที่ยังไม่เคยมีประสบการณ์จัดงานในรูปแบบ Virtual ว่าเป็นอย่างไร? หรือมีขั้นตอนอะไรที่ต้องรู้? และอาจจะยังมองไม่เห็นภาพหรือนึกไม่ออกว่าต้องเตรียมรายละเอียดมากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะทำให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ วันนี้เราเลยรวบรวม 4 ข้อต้องรู้ ที่อยากให้ผู้จัดเช็กลิสต์เบื้องต้นเตรียมไว้ก่อนเริ่มลงมือจริงเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
ก่อนไปอ่านต่อ มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Virtual Event สั้นๆ กันอีกรอบว่าคืออะไร แล้วทำไมถึงดีต่อการจัดอีเว้นท์ในยุคนี้มากๆ แถมยังประหยัดงบได้อีกด้วย คลิกดูที่วิดีโอด้านบนได้เลย
จัดงานในรูปแบบ Virtual Event กับ Zipevent จะได้อะไรบ้าง? คลิก
Virtual Event / อีเว้นท์เสมือนจริง
สำหรับผู้จัดท่านไหนที่รู้ข้อมูลคร่าวๆ เกี่ยวกับการจัดอีเว้นท์เสมือนจริงหรือ Virtual Event แล้วล่ะก็ (อ่านเกี่ยวกับอีเว้นท์เสมือนจริง Click) ถึงเวลาที่ต้องเดินหน้ากันต่ออีกสเต็ปเพื่อให้งาน Virtual Event ของคุณได้เกิดขึ้นจริง!
หากพูดให้เข้าใจง่ายๆ โดยหลักๆ แล้วการ จัด Virtual Event คือการจัดอีเว้นท์บนโลกออนไลน์ที่รูปแบบของงานมีความคล้ายคลึงเหมือนกับการจัดอีเว้นท์ของจริง การเตรียมรายละเอียดหรือข้อมูลเกี่ยวกับงานนั้นแทบจะเหมือนกันเลยด้วยซ้ำ เพียงแค่เปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นมาอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์
4 ข้อต้องรู้ ที่อยากให้ผู้จัดเช็กลิสต์เบื้องต้น!
มาเริ่มเลยดีกว่า สิ่งที่ผู้จัดทุกคนต้องเตรียมก่อนการจัดอีเว้นท์ประเภทนี้จะต้องทำอย่างไร โดยเริ่มต้นตั้งแต่การหาข้อมูลเกี่ยวกับงานเบื้องต้น เช่น วันเวลาที่จัด / งานเกี่ยวกับอะไร / มีการขายบัตรหรือไม่ ซึ่งแต่ละหัวข้อก็สามารถย่อยรายละเอียดลงไปได้อีกเพื่อความแม่นยำและครบถ้วน และง่ายต่อการนำไปใช้ ไปดูกันเลยว่าต้องมีอะไรบ้าง
#1 รายละเอียดของงานเบื้องต้น
เริ่มจากข้อแรกเลยคุณควรจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับงานนั้นๆ เพื่อให้ผู้เข้าชมได้อ่านและเข้าใจถึงตัวงานของคุณมากขึ้น และทำให้ผู้ร่วมงานได้เข้าใจถึง Objective ที่เราต้องการจะสื่อออกไป โดยมีรายละเอียดเบื้องต้น ดังนี้
- วันที่ / เวลา /ประเภทของงาน (e.g. เอ็กซ์โป / สัมมนา / อาร์ต / เวิร์กชอป)
- คำบรรยายเกี่ยวกับงานนั้นๆ
#2 ระบบการเข้าชมงาน & แผนผังภายในงาน
ในข้อควรรู้ต่อมาอย่างระบบการเข้าชมงานและแผนผังภายในงาน ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งใจให้งานของคุณสามารถเข้าชมได้ฟรีๆ หรือเป็นระบบขายบัตร ทาง Zipevent สามารถ Customize ให้คุณได้เช่นกัน
- All guests (สามารถเข้าชมงานฟรี โดยไม่ต้องลงทะเบียนหรือกรอกรายละเอียด)
- Registration (สามารถเข้าชมงานฟรี โดยต้องลงทะเบียนผ่านการกรอกข้อมูล)
- Ticketing (สามารถเข้าชมงานผ่านการซื้อบัตรล่วงหน้า)
อีกทั้งในส่วนของแผนผังภายในงาน คุณสามารถสร้างแผนผังงานให้คนเข้าชมเห็นภาพได้ง่ายขึ้นว่าอะไรอยู่ตรงไหน เพียงแค่มีข้อมูลของแต่ละโซนให้พร้อม เช่น มีกี่โซน มีโซนอะไรบ้าง เป็นต้น
#3 เตรียมเนื้อหาหลัก & ตารางกิจกรรม
โดยในส่วนของเนื้อหาหลักนั้น แต่ละโซนก็ควรจะแบ่งแยกให้ชัดเจน เช่น โซนนี้เป็นโซนของเหล่า Speaker, โซนนี้เป็นโซนรวบรวมบูธต่างๆ หรือ โซนนี้เป็นโซนจัดวางขายสินค้า เป็นต้น ถ้าคุณมีเนื้อหาของทุกโซนชัดเจน อีเว้นท์ของคุณก็จะสามารถเป็นรูปเป็นร่างได้ง่ายขึ้น เช่น มีกี่ Section / มี Section อะไรบ้าง เป็นต้น
ในส่วนของตารางกิจกรรม ตารางเวลา หรือ Schedule ต่างๆ ของงานก็สำคัญ หากงานของคุณมีการพูดหรือบรรยายเป็นรอบๆ การมีตารางที่ชัดเจนก็จะช่วยให้ผู้เข้าชมงานสามารถเตรียมตัวและจัดแจงเวลาได้
- หัวข้อ Speaker
- ระยะเวลาการบรรยาย (e.g. 14.00 – 16.00 น.)
- ชื่อผู้บรรยาย
- ห้องที่ใช้บรรยาย (e.g. โซนอะไร / Section ไหน)
#4 ฟีเจอร์อื่นๆ ที่อยากเพิ่มเข้าไป
มาถึงข้อควรรู้หรือสิ่งที่ต้องเตรียมนั้น คือเรื่องฟีเจอร์หรือลูกเล่นอื่นๆ ที่สามารถเพิ่มเติมได้ถ้าคุณต้องการ อย่างเช่น กิจกรรมที่คุณต้องการให้ผู้เข้างานมีส่วนร่วมกับงานของคุณมากขึ้น เพื่อเพิ่มประสบการณ์ที่แปลกใหม่แถมคุณยังสามารถเก็บข้อมูลเหล่านั้นเพื่อทำการวิเคราะห์ในภายหลัง
- Q&A
- Poll
- Lucky Draw
- Questionnaire
หากสนใจจัด Virtual Event ติดต่อ Zipevent ได้ที่ https//www.zipeventapp.com หรือ E-mail: sales@zipeventapp.com / Call: 02-038-5150
Check out Zipevent’s services here at https://www.zipeventapp.com/home/engage
อ่านบทความเกี่ยวกับ อีเว้นท์เสมือนจริง จาก Zipevent เพื่อรทำความรู้จักบริการของเราอย่างจัดเต็ม (เลือกเลย)
- Get to know ‘Virtual Platform’ easy ways to host an event during Covid-19
- Virtual และ Online Event ทางเลือกใหม่สำหรับผู้จัดในยุค Covid-19
- 3 ข้อดีสุดปังที่ผู้จัดงานควรเริ่มจัด Virtual อีเว้นท์
- Virtual อีเว้นท์ กับการเข้าถึงทั่วโลก ที่ผู้จัดงานอีเว้นท์ไม่ควรมองข้าม
ฝากถึงพี่น้อง แฟนๆ ที่เคารพรักทุกท่าน ฝากติดตามข่าวสารงานอีเว้นท์กับ Zipevent ในช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ ตามนี้เลย จิ้มๆ
- Line: @Zipevent (อย่าลืมเติม @ ข้างหน้าด้วยนะคะ) หรือจิ้มไปที่ลิงก์นี้ได้เลย @Zipevent
- Instagram: @Zipevent
- Website: www.zipeventapp.com
- Twitter: @Zipevent
- Facebook: @Zipevent
- LINE TODAY: Zipevent
- YouTube: Zipevent
- Blockdit: @Zipevent
