ก่อน จัดอีเว้นท์ ต้องเตรียมตัวยังไงบ้าง?
ฝากถึงเหล่าผู้จัดงาน หรือ Event Planner ทุกท่าน เชื่อว่าหลายๆ ธุรกิจในช่วงนี้น่าจะเริ่มหันกลับมาทำการตลาดผ่านการจัดอีเว้นท์อย่างจริงจังกันอีกครั้ง โดยเฉพาะการจัดอีเว้นท์ในรูปแบบออฟไลน์ (On-Site Event) เนื่องจากก่อนหน้านี้อาจจะไม่สามารถทำให้จัดงานต่างๆ ได้ ด้วยเงื่อนไขและปัจจัยจากสถานการณ์ของโควิด-19 รวมถึงเศรษฐกิจในช่วงที่ผ่านมา
แต่ในตอนนี้ นับเป็นโอกาสอีกครั้งที่อีเว้นท์กลับมาจัดอย่างคึกคัก Zipevent เลยอยากมาบอกต่อผู้จัดฯ ให้ Checklist ถึง 6 ขั้นตอนการเตรียมตัว ที่ต้องรู้ก่อนจัดอีเว้นท์ ที่จะช่วยให้งานออกมาดีและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
see more our on-site service!
(https://www.zipeventapp.com/home/onsiteservices)
ศึกษาสถานที่ (จัดอีเว้นท์)
สิ่งสำคัญที่ผู้จัดต้อง Checklist เป็นอย่างแรกก่อนจัดอีเว้นท์นั้น คือเป็นเรื่องของ สถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์ ในรูปแบบออฟไลน์ โดยต้องศึกษาหาสถานที่ข้อมูลให้สอดคล้องกับจำนวนผู้เข้าร่วมงานแล้วนั้น ผู้จัดเองก็ต้องไม่ลืมที่จะลงพื้นที่เพื่อสำรวจสถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์ด้วยว่าเหมาะสมหรือไม่
สำหรับการจัดอีเว้นท์ในยุคนี้นั้นต้องมีการเว้นระยะห่างด้วย และอย่าลืมที่จะต้องคำนึงถึงเรื่องของความสะดวก ความปลอดภัย รวมไปถึงอ่านสัญญาการเช่าอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนการเซ็นสัญญาด้วยนะคะ
ลิสต์รายชื่อ
(แขก/คนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจคุณ และสื่อมวลชน)
หลังจากที่เราได้ทำการศึกษาสถานที่ครบเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาที่ผู้จัดควร Checklist และต้องเตรียมสำหรับการจัดอีเว้นท์นั้นคือ การลิสต์รายชื่อ (แขก/คนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจคุณ และสื่อมวลชน) เพราะงานอีเว้นท์ งานจัดแสดงสินค้า หรือประเภทอื่นๆ นั้นเป็นการได้รู้จักบุคคลผู้ทรงคุณวุฒิที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอีกหลายคนอย่างมากมาย ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั่นเอง
เพราะฉะนั้นต้องอย่าลืมลิสต์รายชื่อต่างๆ ลงบนแพลนเนอร์ของคุณ หรือถ้าหากคุณต้องการเรียกสื่อมวลชนมาร่วมงานของคุณด้วยเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ ก็ควรเตรียมหนังสือเชิญสื่อมวลชนต่างๆ ไว้อีกขั้นหนึ่งให้เรียบร้อย
ระบบจัดการหน้างานและกิจกรรมภายในงาน
มาถึงขั้นตอนที่สาม เรียกว่าเป็นขั้นตอนที่จะช่วยตัดสินว่างานอีเว้นท์ของคุณมีอะไรน่าสนใจ หรือมีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการมากแค่ไหนด้วยเช่นกัน กับ ระบบจัดการหน้างานและกิจกรรมภายในงาน ในส่วนของระบบจัดการหน้างานนั้น คุณจะต้องออกแบบสถานที่และเลือกอุปกรณ์ตกแต่งงานของคุณ เพื่อออกแบบงานให้เข้ากับแบรนด์ โดยคุณสามารถออกแบบ Service ต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น
- การขายบัตรการ/ลงทะเบียนด้วยตู้ Kiosk, คอมพิวเตอร์ เพื่อเก็บข้อมูลและประหยัดเวลา
- Kiosk / คอมพิวเตอร์ Check-in หน้างาน
- ระบบ Engagement ภายในงาน
ส่วนเรื่องกิจกรรมภายในงาน อาจจะต้องมีการจัดเตรียมให้ครบ ว่าในงานจะมีอะไรบ้าง มีกี่โซน มีกี่ Section เพื่อให้งานออกมาเป็นระบบ และกิจกรรมต้องน่าสนใจอีกด้วย และเพื่อความปัง ลองไปเช็ก เตรียมพร้อมกลับมาจัดงานอีเว้นท์กับ 4 ตัวช่วยจำเป็นสำหรับ Organizer อ่านต่อ
วางแผนงบประมาณ (เพื่อให้คุ้มค่าที่สุด)
มาถึงอีกหนึ่งขั้นตอนที่เรียกว่าสำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะถ้าขาดสิ่งนี้ไปก็อาจทำให้ผู้จัดไม่สามารถจัดงานนั้นๆ ขึ้นมาได้นั่นก็คือ การวางแผนและเตรียมงบประมาณ โดยต้องทำการวางแผนให้ละเอียดรอบคอบอย่างถี่ถ้วน ไม่ว่าจะเป็นเงินสำหรับสถานที่ หรือเงินสำหรับการประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
เพราะเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นการที่คุณสามารถวางแผน จัดสรร แบ่งงบนั้น จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเกินงบในส่วนที่วางเอาไว้ (เพื่อให้คุ้มค่าที่สุด)
วิธีการประชาสัมพันธ์ (เพื่อกระจายข่าวอีเว้นท์)
อีกหนึ่งข้อที่สำคัญมากๆ เช่นกัน หากคุณเป็นหนึ่งในผู้จัด หลังจากที่ได้มีการกำหนดในด้านของงบประมาณ สถานที่ รวมไปถึงลิสต์รายชื่อแล้วนั้น เราจำเป็นต้องมี วิธีในการประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์ เพื่อกระจายข่าวอีเว้นท์นั้นๆ ให้เป็นที่รู้จัก
ดังนั้นการใช้สื่อมวลชนเป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์หลักอาจไม่เพียงพอ เพราะฉะนั้นอย่าลืมประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานคุณเพิ่มเติมโดยการใช้ช่องทางโซเชียลมีเดีย รวมถึงแพลตฟอร์มต่างๆ อีกทั้งการสร้างกิจกรรมต่างๆ ทั้งก่อนวันงาน (Pre-Event) และในวันงาน (During-Event) เพื่อเพิ่มลูกเล่นให้งานอีเว้นท์นั้นให้น่าสนใจยิ่งขึ้น
ความปลอดภัย (ภายใต้มาตรการโควิด)
ข้อสุดท้ายนี้ถือว่าสำคัญที่สุดในการจัดอีเว้นท์ในยุคนี้เลยก็ว่าได้ นั่นก็คือ ความปลอดภัย ที่เราจะต้องให้ความสำคัญและเพิ่มมาตรฐานความเข้มงวดในเรื่องความสะอาด การเว้นระยะห่างในงานอีเว้นท์ให้มากขึ้นเนื่องจากสถานการณ์การระบาดของโควิด-19 ทั้งในฐานะของผู้จัด และผู้ที่เข้าร่วมภายในงาน และการใส่แมสก์ตลอดระยะเวลาในการร่วมงาน เพื่อป้องกันการระบาดของโรคที่เรากำลังเผชิญหน้าอยู่
หากผู้จัดทุกท่านรู้อย่างนี้แล้ว ก็รีบ Checklist ให้ครบทุก 6 ขั้นตอน ที่เราจะต้องไม่พลาดก่อนจะเริ่ม จัดอีเว้นท์ เพื่อให้งานของคุณออกมาดีที่สุด และสมบูรณ์แบบอย่างไร้ที่ติ นี่เป็นเพียงรายละเอียดเบื้องต้นของการจัดงานเท่านั้น ถ้าอยากรู้เคล็ดลับเกี่ยวกับงานอีเว้นท์อื่นๆ สามารถรอติดตามได้ที่บทความหน้าจากเราได้เลยจ้าา!
(https://www.zipeventapp.com/blog/)
หรือดูบริการทั้งหมดของเรา ที่นี่
ก่อน จัดอีเว้นท์ จะได้ไม่พลาดตัวช่วยดีๆ
- จัดงานในรูปแบบ Virtual Event กับเราจะได้อะไรบ้าง? อ่านต่อ
- 3 ความน่าสนใจของ Virtual Event Platform จากซิปอีเว้นท์ ที่คุณต้องรู้ อ่านต่อ
- Virtual Event ฉบับย่อ เข้าใจง่าย ภายใน 2 นาที ชมคลิป
ฝากถึงพี่น้อง แฟนๆ ที่เคารพรักทุกท่าน ฝากติดตามข่าวสารงานอีเว้นท์กับ Zipevent ในช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ ตามนี้เลย จิ้มๆ
- Line: @Zipevent (อย่าลืมเติม @ ข้างหน้าด้วยนะคะ) หรือจิ้มไปที่ลิงก์นี้ได้เลย @Zipevent
- Instagram: @Zipevent
- Website: www.zipeventapp.com
- Twitter: @Zipevent
- Facebook: @Zipevent
- LINE TODAY: Zipevent
- YouTube: Zipevent
- Blockdit: @Zipevent
