สำหรับผู้จัดท่านไหนที่รู้ข้อมูลคร่าวๆ เกี่ยวกับการจัดอีเว้นท์เสมือนจริงหรือ Virtual event แล้วล่ะก็ (อ่านเกี่ยวกับอีเว้นท์เสมือนจริง ที่นี่ : Click ) ถึงเวลาที่ต้องเดินหน้ากันต่ออีกสเต็ปเพื่อให้งาน Virtual Event ของคุณได้เกิดขึ้นจริง!
หลักๆ แล้วการ จัด Virtual event คือการจัดอีเว้นท์บนโลกออนไลน์ที่รูปแบบของงานมีความคล้ายคลึงเหมือนกับการจัดอีเว้นท์ของจริง การเตรียมรายละเอียดหรือข้อมูลเกี่ยวกับงานนั้นแทบจะเหมือนกันเลยด้วยซ้ำ เพียงแค่เปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นมาอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์
ผู้จัดหลายๆ ท่านที่ยังไม่เคยมีประสบการณ์จัดงานแบบ Virtual อาจจะยังมองไม่เห็นภาพหรือนึกไม่ออกว่าต้องเตรียมดีเทลอะไรบ้างเพื่อที่จะทำให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ วันนี้ Zipevent เลยรวบรวมเช็กลิสต์เบื้องต้นที่ผู้จัดควรเตรียมไว้ก่อนจะเริ่มลงมือจัดงานจริงมาบอกต่อ
หากผู้จัดท่านใดสนใจสอบถามข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติมหรือสนใจอยากจัด Virtual event ติดต่อทีมงานของเราได้เลยที่ E-mail: sales@zipeventapp.com
5 เช็กลิสต์ที่ผู้จัดควรเตรียมให้พร้อม
สิ่งที่ผู้จัดทุกคนต้องเตรียมก็สามารถเริ่มต้นตั้งแต่ข้อมูลเกี่ยวกับงานเบื้องต้น เช่น วันเวลาที่จัด, งานเกี่ยวกับอะไร, มีการขายบัตรหรือไม่ ซึ่งแต่ละหัวข้อก็สามารถย่อยรายละเอียดลงไปอีกได้เพื่อความแม่นยำและครบถ้วน ไปดูกันเลยดีกว่าว่าหลักๆ แล้วต้องมีอะไรบ้าง
- รายละเอียดของงานเบื้องต้น
คุณควรจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับงานเพื่อให้ผู้เข้าชมได้อ่านและเข้าใจถึงตัวงานของคุณมากขึ้น
– วันที่
– เวลา
– ประเภทของงาน (e.g. เอ็กซ์โป/ สัมมนา/ อาร์ต/ เวิร์กชอป)
– คำบรรยายเกี่ยวกับงาน - ระบบการเข้าชมงาน
ขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งใจให้งานของคุณสามารถเข้าชมได้ฟรีๆ หรือเป็นระบบขายบัตร ทาง Zipevent สามารถ customize ให้คุณได้เช่นกัน
– All guests (สามารถเข้าชมงานฟรี โดยไม่ต้องลงทะเบียนหรือกรอกรายละเอียด)
– Registration (สามารถเข้าชมงานฟรี โดยต้องลงทะเบียนผ่านการกรอกข้อมูล)
– Ticketing (สามารถเข้าชมงานผ่านการซื้อบัตรล่วงหน้า) - แผนผังภายในงาน
คุณสามารถสร้างแผนผังงานให้คนเข้าชมเห็นภาพได้ง่ายขึ้นว่าอะไรอยู่ตรงไหน เพียงแค่มีข้อมูลของแต่ละโซนให้พร้อม
– มีกี่โซน
– มีโซนอะไรบ้าง - เนื้อหาหลัก
เนื้อหาในแต่ละโซนก็ควรจะแบ่งแยกให้ชัดเจน เช่น โซนนี้เป็นโซนของเหล่า speaker, โซนนี้เป็นโซนรวบรวมบูธต่างๆ หรือ โซนนี้เป็นโซนจัดวางขายสินค้า เป็นต้น ถ้าคุณมีเนื้อหาของทุกโซนชัดเจน อีเว้นท์ของคุณก็จะสามารถเป็นรูปเป็นร่างได้ง่ายขึ้น
– มีกี่ section
– มี section อะไรบ้าง (e.g. Speakers/ Live stage/ Store) - ตารางกิจกรรม
ตารางเวลา หรือ schedule ของงานก็สำคัญหากงานของคุณมีการพูดหรือบรรยายเป็นรอบๆ การมีตารางที่ชัดเจนก็จะช่วยให้ผู้เข้าชมงานสามารถเตรียมตัวและจัดแจงเวลาได้
– หัวข้อ speaker
– ระยะเวลาการบรรยาย (e.g. 13.00-13.30 น.)
– ชื่อผู้บรรยาย
– ห้องที่ใช้บรรยาย (e.g. โซนอะไร/ section ไหน) - ฟีเจอร์อื่นๆ
ลูกเล่นอื่นๆ สามารถเพิ่มเติมได้ถ้าคุณต้องการ อย่างเช่น กิจกรรมที่คุณต้องการให้ผู้เข้างานมีส่วนร่วมกับงานของคุณมากขึ้น เพื่อเพิ่มประสบการณ์ที่แปลกใหม่แถมคุณยังสามารถเก็บ data เหล่านั้นเพื่อทำการวิเคราะห์ในภายหลัง
– Q&A
– Poll
– Lucky Draw
– Questionnaire
นอกจากนั้นคุณสามารถปรับแต่งให้งานของคุณน่าสนใจมากขึ้นด้วยการใส่เอฟเฟ็กต์ต่างๆ อย่าง Background Music หรือข้อความ Pop-up ที่คุณต้องการก็ได้เช่นกัน
ถ้าข้อมูลเหล่านี้ครบถ้วน บอกได้เลยว่างานอีเว้นท์ของคุณจะผ่านไปด้วยดีอย่างแน่นอน!
ชมตัวอย่างงานอีเว้นท์ Virtual ที่ใช้ระบบของ Zipevent
งานประกาศรางวัล Kazz Award : Click
WAZZADU World Virtual Exhibition : Click
คุณสามารถครีเอทอีเว้นท์ของคุณได้ในแบบที่คุณต้องการ ถึงแม้สถานการณ์ปัจจุบันอาจจะไม่เอื้ออำนวยต่อการจัดงานในสถานที่จริง (เนื่องจากสถานการณ์ โควิด-19) แต่คุณเลือกที่จะหาทางออกในรูปแบบอื่นได้ ลองจัดงานผ่านระบบออนไลน์ก็จะช่วยประหยัดงบประมาณแถมเผลอๆ ได้คนเข้างานที่เพิ่มขึ้นอีกด้วย : )
ถ้าหากคุณมีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบการจัดอีเว้นท์ทั้งแบบ Virtual และแบบปกติ สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลจากทางเราเพิ่มเติมได้ที่ e-mail: sales@zipeventapp.com หรืออ่านข้อมูลเกี่ยวกับบริการของเราได้ที่ https://www.zipeventapp.com/home/organizer
