เนื่องด้วยสถานการณ์ในปัจจุบันที่ทั่วโลกกำลังประสบปัญหาในเรื่องการระบาดของโรค เชื้อไวรัสโคโรน่าสายพันธ์ุใหม่ 2019 ทำให้งานอีเว้นท์บางงานจำเป็นที่จะต้องเลื่อน หรือยกเลิกไปด้วยเหตุจำเป็น ทำให้บรรดาผู้จัดต่างต้องออกมาขอโทษกับเรื่องราวที่เกิดขึ้น แต่จะทำยังไงให้ดูเป็นมืออาชีพถ้าเกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้นอีก ซิปอีเว้นท์จึงได้หยิบยกประเด็นนี้ขึ้นมาเพื่อบอกต่อกัน กับ 4 วิธีสำหรับผู้จัด – ควรมีวิธีรับมือยังไงถ้าหากอีเว้นท์นั้นต้องเลื่อนเพราะเหตุจำเป็น
มีคำแถลงการณ์
เหนือสิ่งอื่นใด สิ่งแรกที่ผู้จัดควรทำคือแถลงการณ์ที่เป็นทางการประกาศออกทางเพจ Facebook หรือเว็บไซต์ที่เป็น Official พูดถึงเหตุผล ความเป็นไปที่เกิดขึ้นจริงจากสถานการณ์ อาทิเช่น อาจจะมีการระบาดของโรคภัย หรือเหตุฉุกเฉินที่จำเป็นต้องทำให้งานอีเว้นท์นั้นๆ ต้องทำการเลื่อน รวมถึงหาเหตุที่ดีที่สามารถสนับสนุนเหตุผลของการปฏิเสธการจัดงานนั้นๆ
หา Condition จัดเตรียมสำหรับ
ขอเงินคืน / คืนบัตร
สิ่งต่อมาหลังจากที่ประกาศเหตุผลต่างๆ ลงทางสื่อแบบ Official แล้ว ก็ถึงคราวคืนกำไร และออกมารับผิดชอบให้กับผู้บริโภค ในกรณีที่งานอีเว้นท์นั้นๆ มีการซื้อบัตรเสียเงิน โดยทางผู้จัดควรจัดหา Condition วิธีในการขอคืนเงิน คืนบัตรอย่างสมเหตุสมผล
เตรียมพร้อมในเรื่องฝ่าย Support
แน่นอนว่าหลังจากที่มีการประกาศออกไปแบบนั้นแล้วต้องมีผู้บริโภคจำนวนมากที่อาจจะมีการทักมาถามต่างๆ ดังนั้นผู้จัดจึงจำเป็นที่ต้องเตรียมพร้อมในด้านของบุคลากรในการคอยซัพพอร์ตตอบคำถามเหล่านั้น
ติดต่อ Partner
ในกรณีที่ผู้จัดบางรายได้มีการติดต่อกับ Partner ต่างๆ และได้มีการร่วมทำกิจกรรมใดๆ ด้วยกัน ทางผู้จัดควรที่จะส่งต่อข้อมูล สาเหตุ พร้อมทั้งบอกเหตุผลให้กับบรรดาเหล่า Partner ด้วย เพื่อไว้เป็นตัวช่วยในการกระจ่ายข่าว แถมยังเป็นการแสดงความรับผิดชอบในด้านที่ดีอีกด้วย
ปกติแล้วในการจัดงานอีเว้นท์ในแต่ละครั้งก็ย่อมไม่มีผู้จัดท่านไหนที่อยากให้ตัวงานมีปัญหา หรือต้องเลื่อนการจัดงานออกไปทั้งนั้น แต่ถ้ามันจำเป็นจริงๆ ก็ต้องปฏิบัติไปตามสิ่งที่เกิด ยังไงก็ตามแต่ผู้จัดลองเอาวิธีที่เรานำเสนอไปลองปรับใช้กันดูนะ
ฝากติดตามข่าวสารงานอีเว้นท์กับ Zipevent ในช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ
Line: @Zipevent (อย่าลืมเติม @ ข้างหน้าด้วยนะคะ)
หรือจิ้มไปที่ลิงก์นี้ได้เลย @Zipevent
Instagram: @Zipevent
Website: www.zipeventapp.com
Twitter: @Zipevent
Facebook: @Zipevent
