Make life easier with technology
ในปัจจุบัน เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในชีวิตประจำวันของคนเราอยู่มาก ผู้คนหันมาใช้คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือแทบจะตลอดเวลา การจัดงาน event ก็เริ่มก้าวเข้าสู่โลกใหม่ที่มีเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาเกี่ยวข้อง นอกจากจะเพิ่มความสะดวกสบายและรวดเร็วมากขึ้นแล้วนั้น งบประมาณค่าใช้จ่ายก็ลดลงด้วย จากการที่ต้องใช้ต้นทุนมากมายในบุคลากรหรืออุปกรณ์ต่างๆ การหันหน้าเข้ามาพึ่งพาความล้ำสมัยของเทคโนโลยีก็เป็นหนทางหนึ่งที่จะทำให้กระบวนการจัดการต่างๆ ผ่านพ้นไปได้ง่ายขึ้น
> การโฆษณา โปรโมทหรือกระจายข่าวสารต่างๆ เกี่ยวกับงานอีเว้นท์จะสะดวกมากขึ้นด้วยการใช้ Social Media เข้ามาช่วย ผู้จัดไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการทำป้ายโฆษณาหรือการลงข่าวสารในหนังสือพิมพ์หรือนิตยสาร แถมในปัจจุบันเพียงแค่ไม่กี่คลิกผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ก็สามารถประกาศข่าวสารไปถึงผู้คนได้แล้ว
ตัวอย่างเช่นการลง ads ใน Facebook ก็ถือว่าเป็นวิธีที่เวิร์คพอสมควรเลย > วิธีการลง Ads ใน FB
Facebook เป็นหนึ่งในโซเชียลเน็ตเวิร์คที่ใหญ่ที่สุดในโลก ตอนนี้มีจำนวนผู้ใช้มากยิ่งกว่า Whatsapp, Twitter, หรือ Instagram รวมกันอีก ไม่แปลกใจเลยว่าทำไมหลายๆ องค์กร หลายๆ บริษัทถึงหันมาใช้ Facebook ในการประชาสัมพันธ์งานมากขึ้น
ยกตัวอย่าง บริการของ ZipEvent เองก็มีฟังก์ชันในส่วนนี้ที่เรียกว่า In Event Interaction ที่ประกอบไปด้วย
แผนที่ (Map) : แสดงแผนที่ภาพรวมของสถานที่จัดงาน
ตำแหน่งที่ตั้งบูธ (Booth location) : ตำแหน่งและเลขของแต่ละบูธเพื่อสะดวกต่อการหา
โบรชัวร์ในรูปแบบออนไลน์ (Online brochure) : รายละเอียดเกี่ยวกับงาน เช่น ตารางเวลา ข้อมูลสำคัญต่างๆเกี่ยวกับงาน
> Paperless – เมื่องานอีเว้นท์ไม่ได้มีเอกสารหรือคู่มือแจกให้ผู้ร่วมงานจนล้นมือนั้น การเข้าร่วมทำกิจกรรมในงานก็จะสะดวกสบายมากขึ้น ไม่ต้องคอยพะวงเรื่องต้องคอยถือของต่างๆ ลองหันมาเสนอข้อมูลเหล่านั้นในเชิงดิจิทัลก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้พอสมควร หลายๆ คนตอนนี้ก็อยู่กับคอมพิวเตอร์ อยู่กับมือถือกันแทบจะตลอด น้อยมากที่จะหยิบแผ่นกระดาษมาอ่าน เพราะฉะนั้นพลิกวิกฤตให้เป็นโอกาสกัน !
Event Application ที่ตอนนี้งานอีเว้นท์หลายๆ งานก็เริ่มทำตัวแอพขึ้นมาที่ภายในจะมีทั้งรายละเอียดเกี่ยวกับงาน แผนที่บูธ รวมไปถึงแบบสอบถามออนไลน์ด้วย ง่ายมากๆ เพียงไม่กี่คลิกเท่านั้น
> Online Form ปกติแล้วการทำแบบสอบถามหลังงานอีเว้นท์จะมีให้เห็นในรูปแบบของการประเมินลงในกระดาษ แต่ในปัจจุบัน ผู้เข้าร่วมสามารถแสดงความคิดเห็นและประเมินผลผ่านทางเว็บไซต์หรือช่องทางออนไลน์ ซึ่งทำให้การรวบรวมข้อมูลง่ายและแม่นยำมากขึ้นด้วย (เดี๋ยวนี้ไม่ค่อยมีใครอยากเดินถือกระดาษโบรชัวร์เป็นปึกๆ กันแล้วล่ะ)
ดูตัวอย่างเพิ่มเติมได้ที่ www.zipeventapp.com/home/organizer
ตัวอย่างจาก SurveyMonkey
สำหรับบริการของ ZipEvent ยังมีฟังก์ชัน Live Q&A ที่สามารถให้ผู้เข้าร่วมงานสอบถาม พูดคุยกับวิทยากรสดๆร้อนๆ ผ่านสมาร์ทโฟน โดยที่ไม่ต้องรอกรอกคำถามลงในกระดาษเพราะแน่นอนอาจจะใช้เวลามากเกินไป
ดูตัวอย่างเพิ่มเติมได้ที่ www.zipeventapp.com/home/organizer
ถ้าหลายๆ อย่างในงานอีเว้นท์หันมาใช้งานในเชิงดิจิทัล ค่าใช้จ่ายในการจ้างสตาฟหรือบุคลากรก็อาจจะลดน้อยลงไปด้วย เช่น การลงทะเบียน ที่ตอนนี้ก็มีนวัตกรรมใหม่ๆ ที่ทำให้เราไม่ต้องลงทะเบียนเข้างานโดยการเซ็นชื่อหรือกรอกข้อมูลด้วยปากกาแล้ว หน้างานของแต่ละงานอีเว้นท์ก็จะไม่ต้องใช้สตาฟจำนวนมากมาคอยเฝ้า แถมยังทำให้กระบวนการลงทะเบียนผ่านไปได้ไวกว่าเดิมอีก
Photo Credit : event-connections.co.uk
นอกจากนั้น ZipEvent ยังให้บริการในการทำฟอร์มลงทะเบียน (Registration form) อีกด้วย
ผู้เข้าร่วมงานสามารถ ลงทะเบียนผ่านระบบของ ZipEvent ก่อนที่งานจะเริ่มได้ เพื่อให้สะดวกต่อการเช็คอินเข้างานในวันจริง อีกทั้งข้อมูลของผู้เข้าร่วมงานจะทุกเก็บบันทึกเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดหรือออกาไนเซอร์ในอนาคตอีกด้วย
ดูตัวอย่างเพิ่มเติมได้ที่ www.zipeventapp.com/home/organizer
ตัวอย่างของเว็บไซต์และแอพพลิเคชันในต่างประเทศที่ช่วยให้การจัดงานอีเว้นท์ครั้งหน้าสะดวกและสบายมากยิ่งขึ้น
- Attending.io – ผู้จัดอีเว้นท์สามารถสร้างเพจของงานอีเว้นท์ง่ายๆภายใน 5 นาที
- EventBrite.co.uk – ระบบลงทะเบียนและซื้อบัตรออนไลน์
- Sli.do – สร้าง Q&A และ Online poll เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้เข้าร่วมงาน
- Cardmunch.com – รูปถ่ายของนามบัตรติดต่อจะเชื่อมเข้ากับรายชื่อในโทรศัพท์ทันที
- Meetup.com – ผู้ใช้สามารถค้นหางานอีเวนท์ในระยะบริเวณใกล้เคียงได้
นี่ก็เป็นเพียงแค่วิธีเบื้องต้นง่ายๆ ที่อาจจะเป็นประโยชน์กับผู้จัดงานอีเว้นท์มือใหม่ได้ลองหันมาใช้ความสามารถของโลกดิจิทัล การที่ยุคสมัยนี้มีเรื่องเทคโนโลยีเข้ามาเกี่ยวข้องในชีวิตประจำวันของเราอยู่ตลอดเวลา เราก็ควรจะนำมันมาใช้ให้เกิดประโยชน์ เพราะเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถทำให้กระบวนการจัดงานอีเว้นท์ สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ก็หวังว่าหลายๆคนจะได้ความรู้ใหม่ๆ กลับไป รอติดตาม #EventGuidelines บทความดีๆ เกี่ยวกับอีเว้นท์ที่พวกเราตั้งใจนำมาให้ทุกคนได้อ่านกัน
Contact Us
สำหรับผู้จัดอีเว้นท์คนไหนที่กำลังมองหาวิธีเหล่านี้อยู่แล้วล่ะก็ สามารถติดต่อพวกเรา Zipevent ได้เลย พวกเราพร้อมให้คำแนะนำแก่ทุกคนอยู่ มาพูดคุยกันก่อนได้ที่ sales@zipeventapp.com เราอาจจะช่วยให้งานอีเว้นท์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเทคโนโลยีเจ๋งๆ ที่เรามี
อ้างอิง
www.mashable.com/2014/11/21/event-planning-technology/#qtxOrjc5WOqu
www.certain.com/blog/technology-changing-event-management/
Photo Credit
A little sugar never hurt
